Kebijakan Privasi FIWA Digispace

Berlaku sejak 1 Oktober 2026, diperbarui 22 Oktober 2026. Pengelola: Pondok FIWA (fiwa.sch.id).

Untuk siapa

Aplikasi dan ekstensi Chrome "FIWA Digispace" hanya dipakai di lingkungan Google Workspace Pondok FIWA: dasbor untuk guru dan staf, ekstensi untuk Chromebook santri yang dikelola sekolah. Ekstensi dipasang otomatis oleh admin sekolah dan tidak ditujukan untuk umum.

Data yang dikumpulkan

• Identitas akun sekolah: alamat email @fiwa.sch.id santri dan guru, untuk menentukan siapa yang sedang mengikuti sesi dan siapa yang mengelolanya.
• ID perangkat Chromebook milik sekolah dan waktu terakhir perangkat terhubung, untuk mengetahui apakah Chromebook sedang online selama sesi. Sekolah tidak lagi mengirim perintah mulai ulang ke Chromebook.
• Data teknis Chromebook: versi ekstensi, ChromeOS, dan Chrome, model, status perangkat terkelola, jam dan zona waktu perangkat, alamat jaringan perangkat, serta data perangkat dari Admin Console sekolah (misalnya batas dukungan update). Dipakai untuk memastikan Chromebook memenuhi standar sekolah dan mencari penyebab bila situs les tidak terbuka. Tidak berisi riwayat situs atau kata sandi.
• Catatan teknis selama sesi: kapan akses situs les dibuka dan ditutup, galat navigasi ke situs les, dan hasil per santri di laporan sesi (misalnya situs terbuka dalam berapa detik). Dipakai untuk mengukur dan memperbaiki layanan les.
• Alamat situs yang dibuka selama sesi les aktif beserta judul halaman dan waktunya. Parameter alamat yang bisa berisi token atau data sensitif dibuang, kecuali kata kunci pencarian dan ID video. Di luar sesi les, lihat bagian berikut.
• Catatan aktivitas guru di dasbor (masuk dan keluar beserta alamat IP dan jenis peramban, memulai, menambah waktu, mengakhiri sesi, membaca log) untuk audit keamanan.

Di luar sesi les

Di luar sesi les, ekstensi tetap mengirim data teknis di atas, misalnya bahwa Chromebook hidup dan versi ekstensinya. Situs yang dibuka santri hanya dicatat dalam keadaan berikut. Semuanya bergantung pada setelan sekolah, dan bawaannya mati.

• Akses belajar dari permintaan akses. Hanya bila sekolah menyalakan permintaan akses dan situsnya sudah disetujui. Rinciannya ada di bagian "Akses belajar di luar KBM" di bawah.
• Rekam akses sepanjang hari. Bawaannya hanya saat sesi les; superadmin bisa menyalakannya, sampai tanggal tertentu atau sampai dimatikan, dan selama menyala popup Digispace di Chromebook santri menyebutnya. Selama menyala, setiap situs yang dibuka di Chromebook sekolah dicatat beserta judul halaman, apakah diblokir, dan lama aktif per situs per jam (nama situs dan jumlah detiknya saja), juga di luar sesi les. Isi halaman tidak dicatat. Catatan ini hanya dibuka petugas sekolah yang diberi izin.
• Penyaring isi situs C. Bergantung pada mode yang dipilih sekolah: Tidak aktif (bawaan), Pantau saja, atau Aktif. Pada mode Tidak aktif tidak ada yang dinilai atau dicatat. Pada mode Pantau saja dan Aktif, di situs tingkat C saja, tampilan tab dinilai di Chromebook untuk mencari gambar tidak pantas lalu langsung dibuang, dan teks yang tampil di halaman dikirim ke server sekolah untuk dinilai lalu dibuang. Yang disimpan hanya kejadian bila ada bahaya (waktu, situs, dan jenis bahayanya). Bila bahayanya ada di teks, satu atau dua kalimat di sekitarnya ikut disimpan dalam bentuk tersamar; cuplikan ini hanya bisa dibuka PDC dan BK, dan setiap pembukaannya tercatat. Sekolah bisa menetapkan profil pindai per situs C: bagian halaman yang dinilai, seberapa sering, dan bagian yang tidak dikirim sama sekali (misalnya halaman setelan akun). Teks yang sama di halaman umum (misalnya artikel atau deskripsi video) cukup dinilai sekali untuk semua santri: yang disimpan hanya sidik acak dari teks itu dan hasil penilaiannya, tanpa teksnya, paling lama 7 hari. Pesan dan komentar tidak pernah disimpan dengan cara ini. Bila sekolah menyalakannya, temuan dari penilaian pertama diperiksa ulang oleh AI kedua sebelum halaman ditutup atau kabar dikirim. Mode Aktif bisa dinyalakan bertahap: akun uji sekolah lebih dulu, lalu satu kelas, lalu semua kelas. Santri di luar tahap yang sedang berjalan tetap pada Pantau saja. Selama sesi les, berlaku juga ketentuan di bagian “Penyaring isi selama sesi les”.
• Profil situs (ekstensi 2.23). Di situs yang profilnya disahkan sekolah, bagian halaman yang bukan bahan belajar (komentar, rekomendasi, iklan) disembunyikan dan sambungan keluar dari editor kode dibatasi di Chromebook itu sendiri, tanpa membaca isi halaman atau ketikan santri; yang dikirim ke server hanya nama situs yang ditutup dan jumlahnya. Profil disusun admin sekolah dibantu mesin yang hanya membaca halaman publik situs, bukan akun atau pekerjaan santri.
• Pemantauan tambahan. Hanya untuk santri yang walisantrinya sudah menyerahkan surat persetujuan bertanda tangan kepada kepala sekolah dan sudah diaktifkan kepala sekolah. Rinciannya ada di bagian “Pemantauan tambahan” di bawah.

Yang santri kirim sendiri lewat ekstensi atau halaman Akses belajarku, misalnya permintaan akses, usulan situs, pertanyaan mengapa situs diblokir, atau permintaan bercerita ke PDC, juga tersimpan dan dibaca petugas yang menanganinya.

Yang tidak dibaca: isi email, percakapan, dan berkas santri tidak dipantau, karena pemantauan mendalam isi percakapan atau berkas tidak dipakai. Ketikan santri di kotak tulis situs lain tidak dibaca. Tangkapan tampilan untuk penyaring isi tidak disimpan dan tidak dikirim.

Sesi les terarah

Sesi terarah. Di awal setiap sesi les terarah, santri membaca daftar tindakan yang bisa dilakukan ustadz di Chromebook-nya. Tindakan itu hanya berlaku selama sesi tersebut. Selama sesi, santri keluar dari layar les hanya lewat izin kepada ustadz, kecuali izin pribadi yang menjeda layar.

Digispace mencatat:

• kapan aturan sesi ditampilkan dan dibaca santri. Supaya aturan lengkap tidak tampil berulang kali di hari yang sama, Digispace juga menyimpan tanda "sudah dibaca hari ini" beserta mata pelajarannya. Tanda ini dihapus 48 jam sesudah hari itu berakhir;
• kapan santri memulai setiap langkah;
• kapan santri memakai Izin keluar dan berapa lama, tanpa jenis izinnya bila izin itu pribadi;
• permintaan aplikasi lain atau laporan layar bermasalah, beserta jawaban ustadz;
• tanda "perlu dibantu" bila santri berulang kali mencoba menutup layar les dalam semenit;
• kapan Chromebook dimulai ulang di tengah sesi;
• apakah izin situs sesi sudah sampai di Chromebook;
• tindakan ustadz beserta namanya. Tindakan itu meliputi melepas layar penuh, membuka langkah berikutnya, menetapkan belajar manual, membekukan, mengunci, atau mengarahkan layar, mengirim pesan singkat, dan menutup tab yang bukan bahan les;
• apakah setiap perintah ustadz berhasil dijalankan di Chromebook. Bila tidak berhasil, alasannya dicatat singkat (misalnya tab masih berisi isian yang belum terkirim), tanpa alamat situs.

Kendali kelas. Selama sesi, ustadz melihat langkah, nama situs yang sedang dibuka (bukan alamat lengkap), dan keadaan setiap Chromebook di kelasnya, tanpa gambar layar.

Isian yang belum terkirim. Supaya pekerjaan santri tidak hilang saat ustadz menutup tab, Chromebook mencatat ya atau tidak apakah sebuah tab punya isian yang belum terkirim. Isi ketikan, alamat, dan tombol yang ditekan tidak dibaca. Tanda ini tidak dikirim ke server, kecuali sebagai alasan perintah Tutup tab tidak dijalankan. Situs yang dibuka bisa mengetahui bahwa Chromebook itu memakai Digispace.

Diagnostik. Bila Chromebook bermasalah, admin atau ustadz santri itu bisa meminta paket diagnostik, atau santri mengirimnya sendiri dari popup. Paket ini memuat keadaan teknis ekstensi: aturan situs yang terpasang, sesi dan langkah yang berlaku beserta situs dan bahannya, pesan ustadz, catatan kerja ekstensi, dan data perangkat seperti nomor seri dan alamat jaringan. Dari kegiatan santri, yang ikut hanya nama situs yang dibuka selama les, tanpa alamat lengkap dan judul halaman. Jawaban lembar kerja, isi Ruangku, data kesehatan layar, situs yang dibuka di luar les, dan jenis izin pribadi tidak ikut. Nomor seri dan alamat jaringan hanya terlihat oleh admin. Paket terhapus sendiri setelah 48 jam, dan setiap pembukaannya tercatat.

Catatan per santri hanya terlihat oleh pengelola sesi, dan dihapus 48 jam sesudah sesi selesai. Berita acara hanya memuat jumlah, tanpa nama. Digispace tidak memotret atau merekam layar santri.

Penyaring isi selama sesi les

Bagian ini menambah ketentuan penyaring isi situs C di atas untuk waktu sesi les. Halaman hanya ditutup bila penyaring isi sedang Aktif untuk santri itu.

• Keterangan pelajaran untuk penilai. Bila sekolah menyalakannya, selama sesi les penilai teks juga menerima nama mapel atau topik sesi, nama langkah pelajaran bila sesi memakai RPP, dan keterangan apakah situs itu bahan dari guru. Digispace tidak menambahkan nama, email, atau kelas santri, dan email serta angka panjang dibuang dari keterangan itu. Keterangan ini hanya membantu penilai membedakan materi pelajaran dari isi berbahaya; isi berbahaya tetap dinilai berbahaya. Keterangan yang sama disimpan bersama catatan kejadian.
• Yang dilihat ustadz. Bila penyaring isi menutup halaman santri selama sesi, ustadz pengawas sesi itu melihat nama santri, nama situs, jenis isinya, dan jamnya, tanpa cuplikan dan skor. Alamat halaman hanya ditampilkan bila halaman itu bahan sesi. Kejadian karena isi seksual, bujukan orang yang tidak dikenal, atau tulisan tentang menyakiti diri tidak pernah ditampilkan ke ustadz; yang menindaklanjutinya PDC dan BK.
• Membuka halaman bahan. Ustadz bisa membuka halaman bahan yang tertutup untuk santri itu sampai sesi selesai, atau membiarkannya tertutup. Pilihannya dicatat pada kejadian beserta nama ustadz. Untuk membuka halaman itu, Digispace menyimpan santri, situs, alamat halaman, dan jenis isinya sampai 1 hari sesudah sesi selesai. Untuk YouTube (termasuk sematan youtube-nocookie.com), Wikipedia, Google Docs, dan Google Drive, alamat itu memuat kode video atau judul artikel supaya hanya bahan itu yang terbuka; kode ini tidak ditambahkan ke catatan kejadian.
• Pelonggaran per mapel. Superadmin bisa mengizinkan jenis isi tertentu dilonggarkan untuk mapel tertentu, misalnya kekerasan untuk History. Ustadz pengawas sesi bisa melonggarkannya dengan alasan tertulis, paling lama 90 menit dan selalu berakhir saat sesi selesai, dengan batas jumlah per hari yang ditetapkan sekolah. Bawaannya hanya berlaku di situs bahan sesi. Isi seksual, bujukan orang yang tidak dikenal, menyakiti diri, hinaan atau ujaran kebencian, dan tautan ke situs yang ditutup sekolah tidak pernah bisa dilonggarkan. Selama dilonggarkan, halaman tidak ditutup, tetapi kejadiannya tetap dicatat seperti biasa.
• Salah tutup. Santri bisa menekan “Laporkan salah tutup” di halaman yang ditutup. Halaman yang dibuka ustadz juga dihitung sebagai salah tutup untuk menyetel ketepatan penilai; yang dipakai hanya jenis isi dan tingkat keyakinan penilai.
• Hitungan untuk menyetel penilai. Bila sekolah menyalakan rekomendasi ambang, Digispace menyimpan hitungan harian penilaian per jenis isi dan tingkat keyakinan, tanpa nama, email, alamat situs, atau teks. Penyetelan juga memakai teks contoh buatan sekolah, bukan teks santri. Jumlah kejadian, halaman ditutup, dan laporan salah tutup per hari disimpan tanpa nama santri.

WiFi bersertifikat

Bagian ini berlaku sejak WiFi bersertifikat dinyalakan di Chromebook sekolah; sebelum itu tidak ada data WiFi yang dikumpulkan. Untuk tersambung ke WiFi santri, setiap Chromebook sekolah mendapat sertifikat WiFi. Digispace menyimpan nomor seri sertifikat, ID dan nomor seri Chromebook, tanggal terbit dan habis, hasil pemeriksaan Google bahwa Chromebook itu milik sekolah, status WiFi-nya (normal, terbatas, atau ditolak), dan kapan Chromebook itu pertama kali berhasil tersambung dengan sertifikat tersebut. Catatan titik akses tempat Chromebook tersambung hanya disimpan di server WiFi pondok selama 30 hari untuk mencari gangguan jaringan, dan tidak dikirim ke Digispace.

Akses belajar di luar KBM

Bila sekolah menyalakan permintaan akses, santri bisa menyusun sendiri situs belajar untuk waktu Luar KBM dan Hari libur di halaman Akses belajarku. Situs baru terbuka setelah guru yang dipilih santri memberi rekomendasi, walisantri menyetujui, dan PDC santri memutuskan, per situs. Yang disimpan:

• Profil akses: situs, alasan per situs, rencana pakai, hari, target belajar, mapel yang berkaitan, profil pengawasan (Standar atau Ketat), dan masa berlaku tiap situs. Juga foto atau PDF tugas bila santri melampirkannya.
• Ikrar: versi ikrar dan waktu santri mencentangnya.
• Keputusan: rekomendasi guru, jawaban walisantri, dan keputusan PDC untuk tiap situs beserta alasannya. Setiap kali PDC menyetujui atau memperpanjang situs C, pernyataan "Saya tahu penyaring isi sedang [mode saat itu]" dicatat di jejak audit bersama modenya, waktunya, dan nama PDC.
• Pada jam akses: nama situs yang dibuka, jamnya, dan lamanya; percobaan membuka situs yang tertutup; dan apakah Chromebook terus melapor. Percobaan membuka situs itu di luar jam aksesnya juga dicatat.
• Profil Ketat: alamat dan judul halaman yang dibuka pada jam akses juga dicatat. Yang boleh membukanya: PDC santri, penyetuju situs bila akses santri dihentikan karena tanda kuat, dan superadmin. Setiap pembukaan tercatat. Pada profil Standar alamat halaman tidak dicatat.
• Check-in (profil Ketat saja): saat santri pertama kali membuka situs yang disetujui pada suatu hari, popup Digispace (ekstensi 2.18) atau halaman Akses belajarku memintanya memilih satu tujuan dari alasan yang disetujui. Yang disimpan hanya tujuan yang dipilih dan waktunya. Situs tetap terbuka walau santri tidak memilih; hari itu tercatat "tanpa check-in" dan ikut dinilai.

Tidak disimpan: isi ketikan, pesan, dan tangkapan layar santri. Di situs C, penyaring isi berlaku seperti dijelaskan di bagian "Di luar sesi les".

Di halaman Akses belajarku, santri membaca teks berikut di bagian "Apa yang dipantau dan siapa yang melihat":

• Dicatat: situs yang kamu buka saat aksesmu terbuka, jamnya, dan lamanya. Juga percobaan membuka situs yang tertutup, dan apakah Chromebook-mu terus melapor.
• Bila profilmu Ketat, alamat halaman yang kamu buka juga dicatat. Yang boleh membukanya: PDC-mu, penyetuju situs bila aksesmu dihentikan karena tanda kuat, dan superadmin. Setiap pembukaan tercatat.
• Tidak disimpan: isi ketikan, pesan, dan tangkapan layarmu.
• Di situs yang perlu pengawasan, bila penyaring isi sekolah menyala, tampilan dan teks halaman dinilai mesin lalu langsung dibuang. Bila ada bahaya, yang disimpan hanya catatan kejadian dan potongan pendek teks yang disamarkan.
• Laporan dikirim ke walisantri dan PDC-mu pada pagi hari sesudah kamu punya jadwal akses atau ada kejadian. Kepala sekolah dan guru yang menyetujuimu bisa membukanya.
• Saat les, bila halamanmu ditutup penyaring isi, ustadzmu melihat namamu, nama situs, dan jenis isinya, tanpa potongan teks. Bila halaman itu bahan pelajaran, ustadzmu bisa membukanya untukmu sampai les selesai. Bila menurutmu halaman itu salah ditutup, tekan "Laporkan salah tutup" di halaman itu.

Saat v3.43 mulai berlaku, akses dan permintaan dengan cara lama (jadwal hari dan jam per ruang) diakhiri. Datanya tidak dihapus; statusnya ditandai diakhiri karena pergantian sistem, dan santri bisa menyusun aksesnya lagi.

Penilaian berkala dan laporan

Sistem menilai amanah dan manfaat akses tiap santri: profil Ketat tiap pekan, profil Standar di tengah dan akhir masa. Bahannya angka di atas (pemakaian dibanding rencana, percobaan membuka situs tertutup, tanda, Chromebook melapor, dan check-in) serta nilai, progres, dan tugas terlambat di FIMS untuk mapel target. Dari penilaian itu sistem memberi rekomendasi ke PDC: lanjutkan, persempit, lepas, perpanjang, atau akhiri. PDC yang memutuskan. Rekomendasi "Lanjutkan" untuk santri beramanah Baik berlaku sendiri bila PDC tidak mengubahnya sampai batas tinjauan (bawaan 3 hari).

Profil akses diperbarui setiap hari. Laporan dikirim lewat email ke walisantri dan PDC santri pada pagi hari sesudah hari yang punya jadwal akses atau ada kejadian, dan tiap Senin ada ringkasan pekanan. PDC menerima satu email gabungan untuk semua santrinya. Kepala sekolah menerima satu email gabungan pagi tentang kampusnya bila ada isinya. Email ke walisantri menyebut: "Laporan ini juga dibuka PDC, kepala sekolah kampus {kampus}, dan guru yang menyetujui. Isi pesan dan ketikan Ananda tidak disimpan."

Siapa yang bisa membuka:

• Santri: profil aksesnya sendiri, pemakaiannya, dan penilaian amanah serta manfaat beserta alasannya. Rekomendasi sistem baru tampil setelah PDC memutuskan.
• Walisantri: laporan email berisi ringkasan situs, pemakaian, dan label penilaian. Rekomendasi sistem baru disampaikan setelah PDC memutuskan.
• PDC santri, kepala sekolah kampusnya, dan guru yang menyetujui: profil akses, laporan harian, dan penilaian. Hak guru hilang saat situs yang ia rekomendasikan tidak berlaku lagi. Profil risiko dari AI hanya dibaca PDC dan kepala sekolah.
• Superadmin: data yang sama untuk semua kampus, tanpa perlu menulis alasan. Setiap pembukaan tetap tercatat: siapa, kapan, dan santri mana.
• Log kunjungan rinci (alamat dan judul halaman, profil Ketat): PDC santri, penyetuju situs bila akses dihentikan karena tanda kuat, dan superadmin.

Admin teknis tidak melihat data perilaku santri. Guru lain dan admin akademik juga tidak.

Untuk walisantri

Bila sekolah menyalakannya untuk kelas Ananda, walisantri menerima satu email rapor tiap pekan tentang cara Ananda memakai Chromebook untuk belajar: kehadiran di sesi les terarah, bagian waktu di bahan yang diajarkan, jumlah percobaan membuka situs tertutup saat sesi, sesi saat Chromebook tidak melapor, keadaan Chromebook, dan akses belajar di luar KBM. Angkanya sama dengan yang dilihat PDC.

Rapor hanya memuat angka ringkas dan kalimat keadaan. Sekolah tidak menyertakan isi halaman, ketikan, tangkapan layar, alamat halaman lengkap, maupun jenis isi yang ditutup penyaring. Bila kelas Ananda punya cukup santri, rapor juga menyebut rata-rata kelas sebagai pembanding, bukan peringkat.

Rapor dikirim hanya ke alamat walisantri yang terdaftar di FIMS, dengan tautan yang berlaku 14 hari. PDC Ananda bisa menahan rapor satu pekan bila ingin membicarakannya lebih dulu; wali tidak menerima rapor pekan itu. Salinan angka rapor disimpan sekolah 90 hari, lalu terhapus otomatis.

Analisis AI

AI membantu di tiga tempat: menantang permintaan santri per situs saat dikirim, mengusulkan profil pengawasan untuk PDC, dan menyusun rekomendasi tinjauan dari angka penilaian. Yang dikirim ke AI: isi permintaan (situs, alasan, rencana pakai, hari, target), jawaban santri atas pertanyaan AI, angka pemakaian, dan angka FIMS per mapel (progres, rata-rata nilai, tugas terlambat). Nama, email, kelas, kampus, serta nama guru, PDC, dan walisantri tidak dikirim, dan nama yang tertulis di teks bebas disamarkan lebih dulu. Isi bukti tidak dikirim. AI yang dipakai adalah Google Gemini lewat Vertex AI di proyek Google Cloud sekolah, memakai titik layanan global Google, jadi pemrosesannya bisa berlangsung di luar Indonesia. AI tidak memutuskan apa pun. Bila AI gagal atau anggarannya habis, sistem memakai aturan sederhana yang aman.

Cara sekali sehari, klub, dan les sore

Bagian ini berlaku untuk angkatan yang memakai cara sekali sehari. Sebelum ada angkatan yang memakainya, data di bawah ini tidak dikumpulkan. Dengan cara ini, situs semua pelajaran hari itu dikirim ke Chromebook santri pada pagi hari, lalu Digispace di Chromebook hanya membuka situs pelajaran yang sedang berjalan. Untuk itu Digispace menyimpan daftar pelajaran dan situs hari itu untuk setiap santri (salinannya juga ada di Chromebook santri dan diganti setiap hari), nomor jadwal yang sedang dijalankan Chromebook, dan jam laporan terakhir setiap Chromebook (paling sering sekali per 5 menit). Data ini dipakai untuk memastikan situs sudah sampai di Chromebook, membuka situs per pelajaran bagi santri yang Chromebook-nya bermasalah, dan memberi tahu admin IT bila banyak Chromebook tidak melapor saat pelajaran. Nama santri yang Chromebook-nya bermasalah hanya terlihat oleh admin dan kepala sekolah.

Untuk klub dan eskul, Digispace menyimpan nama klub, pembina, jadwal pertemuan, situs yang dipakai, dan daftar anggota (sejak kapan dan siapa yang menambahkan). Riwayat masuk-keluar anggota disimpan 30 hari untuk menemukan perpindahan klub yang janggal; perubahan anggota juga tercatat di audit sekolah. Daftar anggota hanya terlihat oleh pembina klub itu dan admin akademik. Untuk les sore, Digispace menyimpan les yang ditawarkan ustadz dan angkatan atau kampus sasarannya.

Halaman di luar hak

Bagian ini berlaku untuk kelas yang memakai cara baru. Sebelum ada kelas yang memakainya, data di bawah ini tidak dikumpulkan. Dengan cara baru, Digispace di Chromebook mengetahui situs mana yang boleh dibuka santri pada jam itu.

Bila santri membuka halaman di luar haknya, Digispace mencatat nama situs dan jalur halamannya, jamnya, dan aturan yang berlaku saat itu. Bagian alamat sesudah tanda tanya atau tanda pagar (misalnya kata kunci pencarian) tidak dicatat. Halaman yang memang boleh dibuka tidak dicatat di sini.

Digispace juga mengirim hitungan harian: berapa kali halaman di luar hak dibuka dan berapa kali santri mencoba membuka situs yang tertutup. Hitungan ini berupa angka saja.

Bila halaman di luar hak dibuka, Chromebook santri bisa dinyatakan perlu diperiksa. Bila kelasnya memakai Batasi akses, santri hanya bisa membuka situs akses terbatas sampai Chromebook-nya normal kembali, dan PDC-nya diberi tahu.

Untuk walisantri: mulai kelas Ananda memakai cara baru, sekolah mencatat halaman yang dibuka di luar hak belajarnya: nama situs, jalur halaman, dan jamnya, tanpa isi ketikan. Catatan ini dibaca PDC Ananda untuk pembinaan dan terhapus otomatis sesudah 30 hari.

Di kelas yang memakai cara baru, sekolah bisa menutup unduhan dari situs tertentu. Bila santri mengunduh dari situs itu, Digispace di Chromebook membatalkan unduhan dan menghapusnya dari daftar unduhan. Pembatalan ini tidak dilaporkan ke sekolah, dan nama berkas maupun alamatnya tidak dicatat. Unduhan dari situs lain tidak disentuh.

Pemantauan tambahan

Bagian ini hanya berlaku untuk santri yang walisantrinya menandatangani surat persetujuan walisantri dan sudah diaktifkan kepala sekolah. Untuk santri lain, Chromebook tidak mengumpulkan data di bawah ini sama sekali. Selama superadmin belum menyalakan fiturnya di Setup, data ini tidak dikumpulkan untuk siapa pun.

Alamat lengkap halaman. Chromebook mencatat alamat setiap halaman yang dibuka santri, judul halamannya, jam dibuka, berapa lama halaman itu aktif di layar, dan apakah saat itu sedang sesi les. Bagian alamat yang bisa berisi token, kata sandi, atau data masuk akun dibuang di Chromebook sebelum dikirim; yang tetap ada hanya kata kunci pencarian, kode video, dan kode dokumen.

Linimasa tab. Chromebook mencatat urutan waktu pemakaiannya setiap hari: kapan santri berpindah tab, kapan memakai aplikasi atau jendela lain di luar Chrome, kapan Chromebook didiamkan, dan kapan layarnya terkunci. Bila alamat lengkap juga berlaku untuk santri itu, setiap potongan waktu memuat alamat halamannya; bila tidak, hanya nama situsnya.

Isi halaman, isian formulir, ketikan, kata sandi, dan tangkapan layar tidak dicatat. Bila aktivasi santri dihentikan atau fiturnya dimatikan, Chromebook berhenti mencatat paling lambat pada laporan berikutnya ke server (sekarang tiap 30 detik) dan menghapus catatan yang belum terkirim. Catatan yang terlambat sampai ditolak server.

Persetujuan. Persetujuan diberikan walisantri lewat satu surat persetujuan bertanda tangan kepada kepala sekolah, yang berlaku sekaligus untuk semua fitur yang membutuhkan persetujuan, termasuk alamat lengkap, linimasa tab, dan pemeriksaan ketikan di Chromebook; persetujuan sebagian tidak bisa. Walisantri bisa menariknya kapan saja dengan menyampaikannya kepada kepala sekolah atau PDC, lalu kepala sekolah menonaktifkannya. Menolak atau menarik persetujuan tidak berakibat apa pun bagi santri.

Catatan ini dipakai untuk menelusuri kejadian dan membina santri yang bersangkutan. Catatan ini tidak dipakai untuk nilai, skor, peringkat, laporan kepatuhan, dasbor, atau rapor wali, dan tidak dihitung sebagai pelanggaran. Santri yang diaktifkan melihat keterangannya di halaman Akses belajarku dan di “Tentang Digispace” pada Chromebook-nya.

Untuk apa data dipakai

Data hanya dipakai untuk menjalankan sesi les: mengatur akses internet Chromebook santri selama sesi, menampilkan sisa waktu, dan memberi guru pengampu gambaran situs yang dibuka selama sesi. Bila fiturnya dinyalakan sekolah, data juga dipakai untuk membuka akses belajar di luar KBM yang sudah disetujui, menilai amanah dan manfaatnya, mengirim laporan ke walisantri dan PDC, mengetahui situs yang dibutuhkan santri, dan melindungi santri dari isi berbahaya di situs C. Data tidak dijual, tidak dipakai untuk iklan, dan tidak dibagikan ke pihak lain di luar sekolah.

Siapa yang bisa melihat

Log situs dan laporan per sesi hanya bisa dibaca oleh guru grup les yang bersangkutan dan admin aplikasi yang ditunjuk sekolah. Data teknis lengkap Chromebook (termasuk nomor seri dan alamat jaringan) hanya terlihat oleh admin. Setiap pembacaan log tercatat. Catatan di luar sesi les dibaca petugas yang disebut di bagian "Di luar sesi les" dan "Penilaian berkala dan laporan". Selama sesi les, ustadz pengawas sesi melihat halaman santrinya yang ditutup penyaring isi, seperti dijelaskan di bagian “Penyaring isi selama sesi les”. Catatan halaman di luar hak hanya dibaca PDC (untuk santri binaannya), admin akademik, dan superadmin. Admin teknis hanya melihat nama santri, kelas, dan jenis pemeriksaan, tanpa alamat halaman. Kepala sekolah dan ustadz tidak melihat catatan ini. Setiap pembukaan catatan tercatat.

Alamat lengkap dan linimasa tab hanya dibuka superadmin dan admin akademik yang memegang izin kasus untuk santri itu. Setiap pembukaan meminta alasan dan tercatat. PDC, guru, ustadz, kepala sekolah, dan walisantri tidak melihat isinya; admin akademik dan PDC hanya melihat apakah persetujuan walisantri aktif untuk santri itu.

Penyimpanan dan retensi

Data disimpan di Google Cloud wilayah Jakarta (asia-southeast2) milik sekolah. Log situs dihapus otomatis setelah 30 hari, catatan teknis per santri setelah 35 hari, data perangkat dan laporan per sesi setelah 90 hari, dan catatan sesi serta audit setelah 365 hari. Laporan harian, mingguan, dan bulanan disimpan 400 hari; laporan itu bisa memuat email santri pada daftar temuan terbanyak. Untuk akses belajar di luar KBM: laporan harian dan check-in disimpan 90 hari; penilaian, usul walisantri, dan permintaan disimpan 400 hari; profil akses disimpan selama masih ada situs yang berlaku, lalu 400 hari sesudah situs terakhirnya berakhir. Log kunjungan rinci pada jam akses mengikuti masa simpan log situs di Setup (bawaan 30 hari). Bukti tugas terhapus 30 hari (bawaan) sesudah masa permintaannya berakhir. Superadmin bisa memperpendek masa simpan laporan harian, check-in, dan penilaian. Catatan situs sepanjang hari: catatan rinci disimpan 14 hari, catatan halaman yang memicu aturan pengaman (misalnya situs judi atau situs dewasa) 366 hari sebagai bukti, dan ringkasan per situs tanpa rincian halaman 366 hari. Sesudah itu semuanya terhapus otomatis, kecuali catatan yang sedang ditahan untuk menangani suatu kejadian. Kejadian penyaring isi yang perlu ditangani lebih lanjut disimpan bersama cuplikannya 400 hari sejak itu. Kejadian penyaring isi disimpan 90 hari, dan cuplikan teksnya 14 hari (bawaan, paling lama 30 hari). Sidik dan hasil penilaian teks halaman umum disimpan 7 hari. Angka pemakaian penilai teks (jumlah penilaian per hari dan per jenis halaman, dengan penanda santri berupa kode acak berkunci yang tidak memuat email) disimpan 90 hari. Untuk penyaring isi selama sesi les: catatan halaman yang dibuka ustadz disimpan sampai 1 hari sesudah sesi selesai, catatan pelonggaran 30 hari sesudah berakhir (ringkasannya di audit 365 hari), hitungan harian untuk menyetel penilai 28 hari, jumlah harian kejadian 90 hari, dan rekomendasi ambang 400 hari. Catatan sesi les terarah per santri dihapus 48 jam sesudah sesi selesai; tanda aturan sudah dibaca dihapus 48 jam sesudah hari itu berakhir. Catatan sertifikat WiFi disimpan sampai 90 hari sesudah sertifikatnya habis, catatan penarikan daftar WiFi 90 hari, dan riwayat daftar WiFi 400 hari. Data cara sekali sehari dan tawaran les sore dihapus otomatis paling lama 3 hari sesudah harinya. Daftar anggota klub disimpan selama santri masih menjadi anggota; riwayat masuk-keluarnya 30 hari. Catatan dan hitungan halaman di luar hak disimpan 30 hari (bawaan; sekolah bisa mengaturnya antara 1 dan 90 hari), lalu terhapus otomatis.

Alamat lengkap dan linimasa tab disimpan 14 hari di gudang data sekolah, lalu terhapus otomatis. Catatan ini tidak ikut ringkasan harian maupun penahanan data kasus. Selama tahap uji dengan akun uji, catatan ini disimpan 7 hari. Sesudah persetujuan ditarik, catatan yang sudah ada tidak dibuka lagi dan terhapus sendiri paling lama 14 hari.

Hak santri dan wali

Santri dan wali santri dapat menanyakan, meminta salinan, atau meminta koreksi data melalui kantor sekolah sesuai UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

Kontak

Pertanyaan tentang kebijakan ini: johansyah@fiwa.sch.id.